2026年の特定技能「定期届出」は何が変わった？提出前チェックリスト
特定技能外国人を受け入れている企業は、出入国在留管理庁へ定期届出を提出する必要があります。2025年4月1日から届出ルールが変更され、定期届出は従来の四半期ごとから年1回へ変更されました。
新ルールでの初回提出は、2026年4月1日から5月31日までです。対象期間は2025年4月1日から2026年3月31日までです。
提出回数は減りましたが、企業の実務負担が単純に軽くなるわけではありません。1年分の就労実績、給与情報、支援実施状況を正確に整理する必要があります。
本記事は、2026年5月2日時点で公表されている出入国在留管理庁の情報をもとに作成しています。実際の提出前には、最新の様式・提出資料一覧表を必ず確認してください。
この記事のポイント
- 定期届出は四半期ごとから年1回へ変更
- 新ルール初回の提出期間は2026年4月1日から5月31日
- 対象期間は2025年4月1日から2026年3月31日
- 登録支援機関に委託していても提出主体は特定技能所属機関
- 定期面談は引き続き3か月に1回以上必要
定期届出は年1回へ
旧ルールでは、特定技能の定期届出は四半期ごとに提出していました。2025年4月1日の制度改正により、定期届出は年1回に変更されています。
新ルールの初回提出は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対象期間 | 2025年4月1日から2026年3月31日 |
| 提出期間 | 2026年4月1日から2026年5月31日 |
| 提出主体 | 特定技能所属機関 |
| 提出頻度 | 年1回 |
今後も、毎年4月1日から翌年3月31日までの状況を、翌年度の4月1日から5月31日までに届け出る形になります。
書式も統合された
今回の変更では、従来分かれていた「受入れ・活動状況に係る届出書」と「支援実施状況に係る届出書」が統合されました。
新様式では、「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」として、受入れ状況、活動状況、支援実施状況をまとめて提出します。
主な提出書類は次のとおりです。
- 受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書
- 特定技能外国人ごとの受入れ・活動・支援実施状況
- 署名欄
- 必要に応じて報酬支払証明書、機関概要書、登記事項証明書、納税・社会保険・労働保険関係の資料など
実際に必要となる書類は、受入機関の状況や書類省略の可否によって変わります。入管庁が公表している提出資料一覧表で確認することが重要です。
提出書類チェックリスト
定期届出の準備では、次の書類・情報を早めに確認しておくとスムーズです。
| 区分 | 確認する書類・情報 |
|---|---|
| 届出書 | 受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書 |
| 対象者情報 | 対象期間中に在籍した特定技能外国人の一覧 |
| 就労実績 | 労働日数、労働時間数、勤務場所 |
| 報酬情報 | 給与総支給額、昇給率、報酬支払証明書 |
| 支援状況 | 定期面談記録、相談対応記録、生活支援記録 |
| 機関情報 | 機関概要書、登記事項証明書など |
| 公的義務 | 納税、社会保険、労働保険に関する資料 |
| 委託先情報 | 登録支援機関から回収する支援実施状況 |
すべての企業で同じ書類が必要になるわけではありません。書類省略が可能な場合もあるため、提出前に入管庁の提出資料一覧表で自社に必要な書類を確認してください。
登録支援機関に委託していても企業側の確認が必要
1号特定技能外国人への支援を登録支援機関に全部委託している企業も多いですが、定期届出の提出主体は特定技能所属機関です。
登録支援機関から支援実施状況の情報を受け取り、企業側で就労実績や給与情報と合わせて取りまとめる必要があります。支援委託先との連携が遅れると、5月31日の提出期限に間に合わない可能性があります。
特に注意したいのは、退職者や年度途中で入社した人、年度途中で特定技能の許可を受けた人の扱いです。対象期間中に関係する特定技能外国人を漏れなく洗い出す必要があります。
定期面談は3か月に1回以上のまま
定期届出が年1回になっても、1号特定技能外国人への定期面談は従来どおり3か月に1回以上実施する必要があります。
届出頻度が減ったことは、支援義務や記録管理義務が軽くなったことを意味しません。むしろ、年1回の届出時に1年分の記録をまとめて確認するため、日常的な記録管理がより重要になります。
企業は、次のような資料を日頃から整理しておくべきです。
- 出勤簿
- 賃金台帳
- 雇用契約書
- 支援実施記録
- 定期面談記録
- 相談対応記録
- 登録支援機関との連絡記録
提出前チェックリスト
2026年の定期届出前には、最低限次の項目を確認しましょう。
- 2025年4月1日から2026年3月31日までの対象者を洗い出したか
- 退職者、途中入社者、年度途中で許可を受けた人を含めて確認したか
- 事業所ごとに対象者を整理したか
- 労働日数、労働時間数、給与総支給額を集計したか
- 昇給率を確認したか
- 支援実施状況、定期面談記録、相談対応記録を確認したか
- 登録支援機関から必要情報を回収したか
- 添付書類の要否を提出資料一覧表で確認したか
- オンライン申請・電子届出の利用登録状況を確認したか
- 2026年5月31日までに提出できるスケジュールになっているか
管理表に入れておきたい項目
定期届出に備えるには、普段から管理表を作っておくと便利です。最低限、次の項目を管理しておくと、年度末の集計がしやすくなります。
| 管理項目 | 内容 |
|---|---|
| 氏名・在留カード番号 | 対象者の基本情報 |
| 在留資格・分野 | 特定技能1号または2号、対象分野 |
| 許可日・在留期限 | 更新漏れ防止に必要 |
| 所属事業所 | 事業所単位の整理に必要 |
| 入社日・退職日 | 対象期間の判定に必要 |
| 労働日数・労働時間 | 活動状況の集計に必要 |
| 給与総支給額 | 報酬状況の確認に必要 |
| 定期面談日 | 3か月に1回以上の実施確認 |
| 支援実施状況 | 委託先との情報共有に必要 |
| 次回更新予定 | 更新準備の期限管理に必要 |
資料を個別ファイルで管理している場合でも、一覧表で期限と記録の有無を見える化しておくと、提出直前の確認漏れを防ぎやすくなります。
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まとめ
2026年4月から、特定技能の定期届出は新ルールでの提出が始まっています。提出頻度は年1回になりましたが、1年分の受入れ・活動・支援実施状況をまとめて提出するため、準備不足のまま期限を迎えると対応が難しくなります。
特定技能制度は、採用して終わりではありません。支援、面談、給与、労働時間、届出まで含めて適切に管理することが、受入企業に求められています。
2026年5月31日の提出期限に向けて、対象者の洗い出しと記録確認を早めに進めましょう。
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出典
- 出入国在留管理庁「特定技能制度における運用改善について」
https://www.moj.go.jp/isa/10_00225.html - 出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出（提出書類）」
https://www.moj.go.jp/isa/applications/ssw/nyuukokukanri10_00002.html - 出入国在留管理庁「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況に係る届出（定期届出）作成要領」
https://www.moj.go.jp/isa/content/001454514.pdf - 出入国在留管理庁「特定技能関係の申請・届出様式一覧」
https://www.moj.go.jp/isa/applications/ssw/10_00020.html
